¿Qué es una firma electrónica?
- Jaime Pérez T.
- 31 may 2020
- 3 Min. de lectura
Todos saben lo que es una firma manual o un grafo manuscrito, ya que representa la identidad de una persona de forma jurídica, indicando el consentimiento, aprobación de información contenida en un documento.
La firma electrónica es similar, tiene el propósito de identificar a una persona y aceptar su intención sobre el contenido de uno o varios documentos electrónicos, que pueden ser de distintos tipos.
La validez legal de una firma electrónica es la misma o equivalente a una firma manuscrita, y esta amparada en la Ley de Comercio Electrónico.
Ya no mas firmas manuscritas.
¿En que nos ayuda una firma electrónica?
Un punto importante de la firma electrónica es que nos ayuda a firmar documentos electrónicos permitiéndonos dar el consentimiento y aprobación sobre el contenido del documento, y tramitarlo de una forma más rápida y precisa, supongamos que somos importadores de juguetes de China, con la firma de un documento electrónico podremos aprobar la negociación en cuestión de minutos, enviándolo por un correo electrónico; si lo hiciéramos con una firma manuscrita tendríamos que imprimir el documento, realizar nuestra rubrica y enviar el documento impreso por Courier a China, esto por ponerlo de una forma simple, este trámite podría tomar días o semanas.
La firma electrónica en la facturación electrónica
En la facturación electrónica el proceso es el mismo descrito anteriormente, el documento electrónico que se firmara en este caso es una factura en formato digital, el siguiente proceso describe como se realiza una factura electrónica usando MiF@ctura:
Al tener una cuenta en MiF@ctura, se podrá registrar tanto clientes como el inventario de los servicios que se ofertan.
Para realizar una factura electrónica con MiF@ctura se debe seleccionar el cliente al cual facturar y los productos y/o servicios que se va vender.
El sistema realizará los cálculos exactos con la información ingresada, estos se presentarán en la pantalla y el usuario lo aprobara.
Al instante MiF@ctura generará un documento electrónico, firmará el mismo y lo enviará al SRI.
El SRI al recibir un documento, validará que la firma electrónica y el documento no sean falsos, aprobando el documento electrónico.
Una vez aprobado el documento electrónico por parte del SRI, MiF@ctura enviará un correo electrónico al cliente, informando sobre su compra realizada.
El cliente recibirá dos documentos: un archivo XML que es el documento digital firmado y aprobado, y un archivo PDF conocido como RIDE (Representación impresa del documento electrónico) que es la interpretación visual del XML.
El cliente podrá validar que la factura emitida es auténtica, ingresando a la página del SRI y comprobar su existencia en la plataforma de la administración tributaria.
¿Qué tipo de firma electrónica necesito y cómo es?
Existen varios tipos de firma electrónica con diferentes propósitos, para poder facturar electrónicamente en Ecuador te recomendamos una firma en archivo (P12), ya que es mas flexible y se puede utilizar en diferentes plataformas.
Al momento que obtenemos una firma electrónica en archivo lo podrás guardar en un CD o una memoria flash o incluso lo recibes por correo electrónico, importante también indicar que este tipo de firmas electrónicas vienen vinculadas a una clave, tanto la clave como la firma deben estar en un lugar seguro, si olvidamos o perdemos cualquiera de las dos no será posible que firmes un documento electrónico.
¿Dónde obtengo una firma electrónica?
Las firmas electrónicas las puedes obtener solo con ciertas instituciones o empresas en el Ecuador que están avaladas y autorizadas por el gobierno, nombraremos a dos de las cuatro existentes:
Banco Central Del Ecuador que se tramita con el Registro Civil (https://www.eci.bce.ec/solicitud-de-certificado-requisitos)
Consejo De La Judicatura (https://www.icert.fje.gob.ec/).
El procedimiento es simple, con cualquiera de las dos entidades y lo resumimos en los siguientes pasos:
Se realizará una solicitud a la entidad que escojas, llenando un formulario con los requerimientos descritos, es importante indicar aquí que la firma debe estar vinculada a tu RUC.
La entidad aprobará o negará tu solicitud por correo electrónico, esto puede demorar un par horas o dependiendo la demanda podría tardar un par de días, te explicaran en caso de negarte porque lo hicieron y podrás volver a intentarlo.
Aprobada tu solicitud, deberás registrar el pago en la cuenta que te indican, actualmente estas entidades aceptan transferencia bancaria.
Te pedirán que envíes tu solicitud aprobada y tu comprobante de transferencia bancaria a un enlace o correo electrónico.
Luego la entidad se pondrá en contacto contigo para verificar tu identidad y entregarte la firma electrónica.
Las firmas electrónicas tienen un tiempo de caducidad por lo general de 2 años a partir de la fecha que se emitió.
MiF@ctura puede trabajar con cualquier firma electrónica en archivo sin importar que empresa o institución la emitió.
Si necesitas ayuda mas detallada escríbenos al WhatsApp 096-732-2112 y te haremos llegar un manual detallado de como obtener la firma electrónica.